Buổi chiều hôm đó, bạn chưa hoàn thành được một việc nào trong danh sách.
Không có báo cáo nào được nộp. Không có email nào xử lý xong. Chỉ có một chuỗi tin nhắn Zalo dài, vài cuộc gọi xác nhận địa điểm giao hàng, và một tờ hóa đơn bị kế toán trả về vì sai lệch đâu đó.
Nhưng thực ra bạn đã làm việc cả ngày. Chỉ là những việc đó không có tên.
Ở PITO, chúng tôi đã đồng hành với HR Admin qua hơn 8.000 bữa tiệc văn phòng. Và đây là những gì tôi thấy, công việc thật mà ít ai nhìn nhận đúng mức.
Cấp độ 1: "Chỉ 10 phần meal pack thôi mà"
Bạn nhận yêu cầu lúc 8 giờ sáng. Tưởng đơn giản.
Nhưng đến 9 giờ, vẫn chưa biết giao ở văn phòng nào, vì lịch các sếp thay đổi từ tối hôm qua và chưa ai xác nhận. Đến 10 giờ, có người nhắn thêm: "Đổi 3 phần sang set chay giúp chị nhé." Gần 11 giờ, bạn đang gọi cho bếp để giải thích tại sao cần hủy set mặn phút chót - vì tin nhắn cũ đã trôi quá lâu, không thể thu hồi, và bếp vẫn đang chuẩn bị theo yêu cầu ban đầu.
Tôi từng thấy chuyện này ở một tập đoàn công nghiệp lớn. Chỉ vì người tham dự thay đổi vào sáng hôm đó, HR phụ trách sự kiện phải chạy lại toàn bộ quy trình từ đầu. Không ai tính công cho khoảng thời gian đó. Nhưng bạn biết nó mất bao lâu.
Những đơn trông có vẻ đơn giản nhất lại dễ phát sinh nhất, vì lịch trình và sở thích của con người luôn thay đổi đến tận phút cuối.
Cấp độ 2: Khi bạn phải trở thành chuyên gia ẩm thực bất đắc dĩ
Ở tầm Tea Break hay Happy Hour, công việc bắt đầu rẽ sang hướng khác.
Tại một sàn thương mại điện tử, HR phụ trách sự kiện nội bộ phải dành hàng giờ cân nhắc giữa hai thương hiệu cà phê, vì sợ đồng nghiệp trong văn phòng không hài lòng. Họ nhận mẫu thử tại nhà lúc 4 - 5 giờ chiều (khi đang WFH) để đánh giá cả định lượng lẫn packaging, kịp phản hồi cho bếp trước hôm sau. Tại một tập đoàn thức uống, Office Admin phải chọn từng loại trà (hoa cúc hay chanh, nhãn hiệu nào) và ghi rõ vào brief.
Cùng lúc đó, họ đang đàm phán để cắt ngân sách snack từ 6,3 triệu xuống 5 triệu. Từng khoản lẻ, từng dòng hóa đơn. Không phải vì thích mặc cả, mà vì bộ phận tài chính yêu cầu vậy.
Chi phí cao nhất của một bữa tiệc không nằm ở hóa đơn. Nó nằm ở trí lực của người phải làm hài lòng khẩu vị của cả trăm con người cùng một lúc.
Cấp độ 3: Khi bạn vừa là quản lý sự kiện, vừa là kế toán
Ở những sự kiện lớn như Year End Party hay team building, catering không còn là "đặt đồ ăn" nữa. Nó trở thành một dự án lớn, với đầy đủ rủi ro của một dự án thật sự.
Tôi từng thấy Office Manager tại một công ty game phải duyệt bản vẽ 3D cho ý tưởng trang trí sự kiện, chỉnh sửa từng chi tiết layout để không vượt ngân sách. Tại một công ty thể thao, Admin phải tự đi đo chiều rộng thang máy và cầu thang bộ để xác nhận 7 cái bàn có thể vận chuyển vào tòa nhà mà không vi phạm quy định.
Và đó mới chỉ là phần hậu cần.
Khi nhà cung cấp giao nhầm lô nước suối đã hết hạn, người kiểm tra từng chai không phải là QC của họ, mà là HR đang đứng tại site. Khi hóa đơn bị kế toán trả về vì sai lệch 1.000 đồng, người ngồi đối chiếu lại từng dòng cũng là bạn.
Trong những sự kiện lớn, HR Admin gánh trên vai mọi rủi ro (từ kỹ thuật đến hành chính) mà không một dòng nào trong bản mô tả công việc đề cập đến.
Những việc bạn làm, xác nhận địa điểm lúc 8 giờ sáng, đàm phán từng khoản nhỏ, đứng tại site kiểm tra từng chai nước, không xuất hiện trong KPI nào. Nhưng chúng là thứ giữ cho mọi thứ không đổ vỡ.
Buổi chiều hôm đó, bạn đã làm rất nhiều. Chỉ là không ai đặt tên cho nó.
__________
* Các ví dụ trong bài được tổng hợp từ 774 cuộc hội thoại thực tế, trích xuất từ hơn 8.000 bữa tiệc đã được tổ chức qua PITO.
** Trong bài này, "HR Admin" dùng để chỉ chung những người thuộc bộ phận Office Operations trực tiếp phụ trách catering cho văn phòng, bao gồm: HR, Admin, Office Manager, Employee Experience Manager và các vị trí tương đương.
